Les outils de réunion en vidéoconférence ont fait que le travail à distance devient de plus en plus courant. Entre contrainte de temps et de distance, beaucoup d’entreprises ont adapté ce système pour hausser leur productivité. Cependant, pour une bonne marche d’une réunion à distance, il est impératif d’établir un bon plan organisationnel. Découvrez comment animer une bonne réunion en visio.
Sommaire
Avant la réunion : la préparation du terrain
Une réunion en visio n’est pas un projet qui s’improvise. La première chose à faire est d’informer et vérifier la disponibilité des participants. Vous devez tout d’abord leur proposer une date et une heure. Évaluez ensuite le nombre de participants qui pourra être disponible. S’il y en a qui ne pourront pas assister au moment prévu, demandez à chacun de faire une proposition. Fixez enfin la date et l’heure qui convient à la majorité, et surtout aux personnes dont la présence est indispensable.
Annoncez ensuite l’ordre du jour en prenant soin d’établir un plan de réunion. Définissez la durée globale en précisant le temps que vous allez consacrer à chaque étape. Le mailing et le téléphone peuvent servir à informer les participants, mais ils peuvent faire perdre du temps. Il est donc plus efficace d’utiliser un tchat groupé tel que WhatsApp. Cela permettra d’avoir toutes les réactions en même temps.
La dernière étape est de choisir l’application de visioconférence à utiliser. Certaines sont payantes tandis que d’autres comme google meet sont gratuites. Il en existe aussi qui sont gratuites avec des options payantes, c’est le cas de Zoom. Dans tous les cas, vérifiez les options dont vous aurez besoin avant de faire votre choix. Assurez-vous enfin que tous les participants disposent d’une bonne connexion et de bons outils de discussion (microphone, écouteurs, etc.).
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Pendant la réunion : la visio animée
Le jour de la réunion, vous devez vous connecter au moins 10 minutes avant l’heure. Cela vous permettra d’accueillir les participants.
L’organisation
S’il s’agit d’un premier contact, invitez chacun à se présenter de manière succincte si le nombre est restreint. Désignez après cela un secrétaire de séance pour assurer le compte rendu. Confiez ensuite la gestion du temps à quelqu’un. Sinon, vous risquez de ne pas aborder toutes les parties prévues. Invitez chacun à mettre son micro sous silence jusqu’à sa prise de parole.
La réunion proprement dite
Vous pouvez maintenant aborder le vif du sujet. Pour capter la concentration de tout le monde, vous devez être concis sans monopoliser la parole. S’il s’agit d’un projet, partagez les documents et les supports. Il n’est pas nécessaire que tous les participants prennent la parole à chaque étape.
Cependant, tout le monde devra participer. Vous aurez à interpeller chacun dans son domaine d’expertise. Il vous reviendra ensuite de faire une synthèse et demander si tout le monde a compris avant d’avancer. La meilleure méthode est de les solliciter de manière aléatoire. Cela permettra d’attirer leur attention et de les maintenir concentrés. Une fois que tous les points ont été abordés, faites un dernier tour de table.
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Après la réunion : les retombées
Le secrétaire de séance doit établir et communiquer le compte rendu à tous les participants dans le plus bref délai. Demandez à chacun de vérifier si les points traités sur sa partie ont bien été reconduits. Faites une dernière confirmation dans le tchat groupé. S’il s’agissait d’un projet, validez le compte rendu et les plans d’action.
Maintenant que chacun a pris connaissance de ce que vous attendez de lui, vous pouvez remettre à chaque participant sa fiche de mission. Vous pourrez après cela prendre contact avec les collaborateurs externes pour entamer le travail. La suite de la mission vous informera sur la qualité de la réunion.
Vous venez ainsi de recevoir les clés à l’animation d’une bonne réunion en visio. N’hésitez pas à vous faire accompagner par un professionnel . Pour accompagner les organisations à devenir apprenantes, l’agence Grain’s Créateurs de connaissances propose une boite à outils pédagogique “La boîte à Grain’s” composée d’objets destinés à l’animation et à la facilitation de groupes de travail.